社会人1年目同期と差をつけろ!入社前のExcelスキルについて

あしあと

はじめに

私は、2018年4月に都内の一般企業に入社しました!

半年の現場研修を経て、本社勤務となり「経営企画部」という、なんかすごそうな部署に配属されました。

実態としては、「会社の経営判断をする機関」でした。1年目から配属されていいの?といったような部署。不安もありましたが、そういう風に見られたんだなと思い、「頑張ろう」と思いました。

業務内容は、経理部がまとめた会計データから、PL(損益計算)に取り込み、数字から進捗を分析、報告する。といった内容がメインで、とにかくExcelで資料作成やデータ集計をしていました。

そんな私が、この3年で習得したExcelスキルで、社会人1年目のスタートで身に着けておけると良いスキルをまとめていきます。

同期と差をつけられるExcelスキルはこの2つ!

関数(四則演算・SUM・IF・LOOKUP)

ピボットテーブル

具体的にまとめていきます!

Excelについて

Excel基礎知識

まず、Excelについてですが、簡単な基礎知識をまとめていきます。

Excelは、縦と横の表計算ツールです。

行・列・セル

縦に1.2.3と数字が並んでいて「」と表現します。

横にA.B.Cとアルファベットが並んでいて「」と表現します。

縦と横で区切られた枠を「セル」と呼び、場所を指定するときは「B4セル」や「E7セル」などと表現します。

表の特徴やメリットを活用して、様々な資料を作成したり、データをまとめたしします。

なのでこの基礎はしっかりと覚えましょう!

関数

Excelにおいて、欠かせないのが「関数」です。基本的にはこの関数を用いて、計算をしていきます。

四則演算

まずは四則演算です。四則演算は、加減乗除いわゆる+、-、×、÷の計算です!

小学校算数レベルなので、簡単ですよね!

ここで、1点押さえておきたいポイントがあります!

セルの頭にをつけないと計算式にならない

矢印は、今カーソルがどこにいるかを示しています。この場合はC3セルにいます。

赤枠内は、カーソルのあるセルに何が入力されているかが分かります。

C2セルには「1+2」と入力していて「1+2」と表示されています。

C3セルには「=1+2」と入力していて「3」と表示されています。

このように、計算式を入れるときは、頭に=をつける必要があります

後に出てくる関数についても同様で、頭に=をつけると関数として機能してくれます。

頭に=が無いと「文字」として認識されてしまいます。

計算には=が必要というポイントを抑えたうえで、四則演算についてです!

C5~C8セルには、1~4数字を入力しています。

C9~C12セルには、それぞれ右のB列に記載した計算式を入れています。

計算式には、C3セルのように直接数字を入力して計算することもできますが、

画像赤枠内の「=C7*C8」のようにセルを選択して計算もできます!

むしろ仕事で使うExcelスキルは、セル同士の計算が95%を占めます。

また、お気づきかもしれませんが、×の計算をするときに「×」は使わず「*」を使います

÷の計算は「÷」を使わず「/」を使います。「×」と「÷」はExcelの仕様上計算式と認識せずにエラーが出てしまうので注意が必要です。

SUM関数

続いてSUM関数についてです。

SUMは合計を表示する関数です。

四則演算と同じく「=」から始まります。式はこんな感じ↓

=SUM(合計したいセル)

このように、関数は、「」「関数の指示語」「()」の構成で成り立ち、()内に関数の指定条件に合わせたものを入力していきます。

実際にC13セルに「=SUM(C5:C12)」と入力しました。

この指示を訳すと、「合計してください、C5セルからC12セルまでを」といった訳になります。

会社でよく使用する表計算では、ほとんど使われているでしょう!

IF関数

続いて紹介するのは、「IF関数」です。

このあたりから、新入社員で知っていると上司から「すごいね」と言われると思います。

IF」という単語は、直訳すると「もしも」ですよね!

つまりIF関数は、もしもの条件を指定して、その条件に対しての解を表示してくれます。

式はこんな感じ↓

=IF(論理式,値が真の場合,値が偽の場合)

C14セルに「=IF(C3=C5,C12,C13)」と入力しました。

この指示を直訳すると、「もしもC3セルとC5セルが同じだったら、C12セルを表示して、同じじゃなかったらC13セルを表示して

といった感じです。

割と万能な関数で、大量のデータを扱う際に使用します!

条件を指定して、真のものと偽のものを振り分けることができるため使えると非常に便利です!

LOOKUP関数

最後に紹介するのが、LOOKUP関数です。

LOOKUP」という単語は、直訳すると「見て」ですよね!

つまり、LOOKUP関数は条件を指定して、対応するセルの値を表示してくれます。

よく使うのは、VLOOKUP関数、HLOOKUP関数の頭にVもしくはHをつけた関数です。

VLOOKUP関数は、のセルにある値

HLOOKUP関数は、のセルにある値

を表示してくれます。

C15セルに「=VLOOKUP(B15,E4:K10,2,FALSE)」と入力しました。

この指示を直訳すると、「B15セルを見て、E4セルからK10セルの範囲で、そこから右に2コ目を表示して、完全一致したたら

といった感じです。

HLOOKUPも構成は同じです。

なのでC5セルには、B15セルと同じものを、指定した範囲(E4セルからK10セルの太枠の範囲)から探し、そこから右2コ目の49が表示されています。

C16セルのHLOOKUPには、C16セルと同じものを、上記と同じ範囲から探し、そこから下2コ目の93が表示されています。

※また、探す値について、VLOOKUPでは指定した範囲の一番左の列から、HLOOKUPでは指定した範囲の一番上の行から探してきます。この基準は覚えておきましょう!C15セルのVLOOKUPはE列を基準に、C16セルのHLOOKUPは4行目を基準に探しているということです。

LOOKUP関数は、転記の際によく使われます

会社では様々なデータを扱ており、知りたい情報やまとめたいまとめ方によって、必要なデータが異なります。

その時に、必要なデータを一つ一つ打ち込むではなく、まとまったデータから関数を用いて抜き出すことができます。

関数まとめ

以上、「四則演算」「SUM関数」「IF関数」「LOOKUP関数」を紹介しました。

四則演算やSUM関数は、学生期間中で見についている人も多いと思います。

IF関数LOOKUP関数については、会社という大きい組織で大量のデータを扱うときに便利な関数なので、使えるとスタートが1歩早まります!

また、関数は組み合わせることができます。

組み合わせて数式を組むことで、更新が簡易化されたり、ボタン一つで切り替わるなんてこともできます。

今回は基礎ということで省きましたが、使っていく上で身に着けるとよいでしょう!

ピボットテーブル

ピポットテーブルとは

ピボットテーブルはExcelに搭載されている集計ツールです。

赤枠「挿入」タブに「ピボットテーブル」があります。

使用用途はこんな感じ

会社では、大量のデータを扱っています

上図のように、仮に、500件のデータがあったとします。

北海道、東北、関東、関西、九州の5つの店舗売上が1件ごとに発生順で並んでいます。

これを店舗ごとにいくらの売り上げがあったかをまとめるとき、一瞬で集計できるのが「ピボットテーブル」です。

具体的な手順

まずは範囲を指定します。今回の範囲は、タイトル1行とデータ500件の計501行の範囲を選択します。

上部の「挿入」タブからピボットテーブルを選択します。

ピボットテーブルの作成ウィンドウが出てきます。

先ほど範囲を選択していたのでこのままOKボタンを押します。

新しくピボットテーブルが表示されます。

ここで右側のピボットテーブルのフィールドから、フィルター、行、列、値に対象のタイトルを組み入れます。

今回は、店舗ごとの売り上げ集計なので、店舗を行に、金額を列に入れます。

すると、一瞬で店舗ごとの売り上げ集計が完成しました!

今回は、例えで500件の店舗と売上金額データで作成しましたが、月別や、売り上げだけでなく、経費も混ざってるといった場合でも、ピボットテーブルを使うことによって簡単に集計することができます!

Nextステップ

Nextステップとしては、作業効率化を図るためのショートカットキーがあります。

こちらは別記事でまとめているので以下をご覧ください!

https://n-no-ashiato.com/pc-shortcutkey
https://n-no-ashiato.com/excel-shortcutkey-part2

出典は、日経BP社が発行するパソコン雑誌の日経PCより「Excel最速時短術」となります。

まとめ

以上、入社前に知っておくとスゴイと思われるExcelスキルを紹介しました。

基礎の基礎なので、実際に会社の大量のデータを使うことで、より便利に感じると思います。

大きく2点

関数」計算の基本とデータを扱う上で便利な関数

ピボットテーブル」集計に便利

関数においては、

四則演算加減乗除の計算式

SUM関数合計を示す

IF関数もしもの条件で解を振り分ける

LOOKUP関数転記の際に用いる

を紹介しました!

入社を控えている皆さんに読んでいただけたらと思います。

コメント

タイトルとURLをコピーしました