伝え方のコツ「大枠から話す」と「本題以外で惑わせない」ことについて

思考の学び

はじめに

今回は、私が経験した研修の題材から「伝え方のコツ」として3点を紹介していきます。社会人生活や日常的にも使えるポイントです!

相手に伝わるか伝わらないかは、仕事を進めたり、コミュニケーションをとる上でとても重要です。しかし、自分の考えや意見を簡潔に分かりやすく表現するのは難しいですよね?

私もすごく苦手で、話しているうちに「何について聞かれていたっけ?」「つまりどういうことだ?」「長々と話しているな」と感じてしまうことが多々ありました。

これを解消するために、研修での内容が為になっています。研修ではシミュレーションすることで「大枠から話す」ことと「本題以外で惑わせない」ことを学び、実践することで徐々に「伝え方」が改善されていったのでこの「伝え方のコツ」をまとめていきます。

伝え方が上手な人が実践している6つのコツ

研修の内容について

研修の概要

研修では、30人程度で集まり、1グループ5人の計6グループというようなグループワークでした。

丸1日の研修のうちのひとつの題材で、簡単なゲームを用いて「伝え方のコツ」を学びました。

ゲームの内容

以下の枠内がゲームの内容となります。

ゲーム内容
  • 全員にA4用紙1枚が渡されます。
  • 各グループの代表1人が前に出て、講師のA4用紙に書いてあることを自分の用紙に書き写します。
  • この代表は書き写しを見ながら、グループのメンバーに口頭のみでその内容を伝えます。
  • グループのメンバーはその説明に沿って自分の用紙に表現していきます。
  • 最後に答え合わせをして、どの程度正解に近かったかを実験するゲームでした。

いわゆる伝言ゲームのような形式です。

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仕事に例えると

ちなみにこの能力を仕事で例えると、指示や意思決定など伝達力になります。

指示や意思決定などのあらゆる事項は、上から下へと徐々に降りてきます。この間の「認識違い」「表現方法」「相手の理解度」で方向がズレてしまうことがあります。だからこそ、そのうちの「伝え方」は重要なポイントになります。

ゲームの詳細について

図形を伝える

前述のような内容で、A4用紙には様々な図形が書いてありました。外枠はA4用紙の大きさを表しています。

あなたがグループの代表者となり、グループのメンバーにこれを口頭だけで伝えるとしたら、どのように伝えますか?尚、グループのメンバーは、指示に従って書くということだけをするので、A4用紙にはどのようなものが書かれているかすら分かりません。

研修内では、、、

研修では「まず左上に二重丸を書いてください」「次にその下に参画を書いてください」といったように、指示を出している人がほとんどでした。

結果、答え合わせをしたときに「全然違うじゃん!」「説明下手くそだな!」「いやこんな書き方する?」といったやり取りになりました。

伝え方のコツ

以上を踏まえた「伝え方のコツ」は3点です。

伝え方のコツ①大枠から話す

研修では、いきなり「丸を書いてください」「三角を書いてください」と指示をしていました。このブログを読んでいる人の中にも、そのような人は多いのではないでしょか?研修では結果的に全然伝わっていませんでした。

ですが、まずは大枠を話してみるとどうでしょう?例えば以下のような点です。

大枠の点
  • A4用紙を横長に使います
  • 5つの異なる図形を書いていきます
  • 5つの異なる図形は、紙を十字に4等分したときのそれぞれの枠に1つずつと中心に1つの配置になっています
  • つまり5つの図形の配置はサイコロの5の目のような配置をしています。

この大枠を伝えた後に「左上に二重丸」「左下に頂点が上にある正三角形」「右上に正四角形」「右下に外枠だけの星」「中心に左上の二重丸の内側と同じサイズの一重丸」と言われれば、グループのメンバー側にたって考えるとイメージしやすいですよね?

このように、大枠や前提を話すことで伝わりやすくなります。

伝え方のコツ②本題以外で惑わせない

この点は、ゲームの趣旨とは異なる点かと思います。どういった話かと言うと、代表者の立場になった時を想像してみてください。これを口頭だけで伝えるのって難しくありませんか?

大枠を飛ばして伝えるとなおさら難しいと思います。そんな時「難しい」と口に出す人もいるかと思います。この一言が惑わしの種を撒いていることになるのです。

どういうことかというと、これもグループのメンバー側にたって考えるとイメージしやすいと思います。代表者が「難しい」と頭を悩ませていると、「そんなに難しい事なのかな?」と難しく考えようとします。これは、本題のテーマ(ゲームで言う図形)が難しいのではなく、口頭で伝えるのが難しいという意味の難しいかと思います。

ですが、受け手はこの一言を深読みして難しく考えてしまうのです。これが「本題以外で惑わせない」というポイントになります。

伝え方のコツ③結論から言う

これはゲームとは関係ないところで私が取り組んで効果的だったポイントです。

冒頭でも述べましたが、私自身伝えることがすごく苦手で、話しているうちに「何について聞かれていたっけ?」「つまりどういうことだ?」「長々と話しているな」と感じてしまうことが多々ありました。話が長くなり、次第に相手の顔も「ん?」となっていました。

この解消法でまず回答する。その後理由を述べる。」ということを意識するようになりました。すると、はじめの回答でゴールを述べているので、そこにたどり着くまでの話が入ってきやすくなります。

「今日の練習は18時で終わり」とはじめに言われるのと、そういった指示が無い中で練習をして、同じく18時に終わるのでは、内容の濃さも変わりますよね?

これが結論やゴールを先に示すメリットなのです。

まとめ

今回は、私が経験した研修の題材から「伝え方のコツ」として3点を紹介しました。社会人生活や日常的にも使えるポイントです!

相手に伝わるか伝わらないかは、仕事を進めたり、コミュニケーションをとる上でとても重要です。しかし、自分の考えや意見を簡潔に分かりやすく表現するのは難しいですよね?

その伝え方のコツは以下3点です。

伝え方のコツ
  • 大枠から話す
  • 本題以外で惑わせない
  • 結論から言う

また、研修でのゲームの内容も面白い内容なのでやってみてください!

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